Daniel Flores descriu l’arxivística digital del futur en les Jornades de l’AAV
El professor del Curs d’Arxivística i del Programa de Postgrau en Ciència de la Informació (PPGCI), Mestratge i Doctorat de la Universitat Federal Fluminense (UFF) de Rio de Janeiro, Daniel Flores, va obrir la sessió vespertina de les X Jornades de l’AAV parlant de ‘Transformació Digital i Arxius’. Flores, que és consultor internacional en Projectes de Transformació Digital, Arxivística Disruptiva i Innovació Sostinguda ha aclarit que hi ha una certa confusió en el que és transformació digital en aquest sector, i diferència entre digitalitzar i iniciar una vertadera transformació digital arxivística, que és una cosa que ja té implicacions en matèria de seguretat, xifratge i una conservació característiques.
Algunes institucions no estan fent suficient cas a l’arxiu de documents en l’entorn digital i aquest ha de seguir uns procediments i metodologies molt específiques. Hi ha metadades que s’estan utilitzant malament. Com succeïa amb els documents analògics, els documents passen d’una part a una altra, a la part de custòdia, hi ha un trasllat, i si això no està succeint en el digital, hi ha un problema seriós en la cadena de custòdia, explica Flores.
La preservació digital ha de ser implementada, auditada i certificada en Repositoris Digitals de Confiança (RDC), són documents massa importants per a no assumir-los així. Cal garantir també la cadena de custòdia digital, “perquè si exportem un document en pdf, vídeo, etc… l’autenticitat ja està en perill, hi hauria inseguretat jurídica” indica el ponent. Fora d’un entorn segur es pot manipular qualsevol cosa, d’aquí ve que no siga tan senzill tindre un sistema de custòdia fiable. Així mateix, la signatura digital garanteix l’autoria però no pot garantir l’autenticitat si no aquesta en aquesta cadena de Custòdia Digital Arxivística.
Explica Flores que els documents històrics al Brasil estan orientats a ser imprescriptibles i inalienables, hi ha molta faena darrere del seu arxiu. Transformar digitalment, per tant, és canviar el model de negoci/gestió, no és simplement digitalitzar.
Aquest canvi de model passa per descongestionar els sistemes de gestió documental, perquè es pensava que tindria cabuda tot i resulta que no hi ha possibilitat de fer-ho sense ampliar la cadena de custòdia, han de passar als arxius històrics, al mateix lloc que anaven els documents en paper. Però aquesta transferència no pot ser mitjançant exportar documents i copiar-los, perquè això trenca la cadena de custòdia i perdrien l’autenticitat. Cal transformar-se digitalment, totes les administracions hauran d’implementar arxius històrics digitals per a emmagatzemar, com s’habilitaven edificis físics fins ara. Aquests documents s’emmagatzemen en paquets en ‘OAIS SIP’, el format adequat segons les normes d’arxiu internacionals, complint la confidencialitat RGPD.
També requereix una cultura de transparència per a poder accedir a tots els documents que no presenten trets de protecció de dades i privacitat. A més, es necessita segons Flores, una connexió molt més efectiva amb els usuaris, i no fer-ho només amb un format pla com és el PDF, sinó en altres formats que permeten treballar aqueixa informació d’una manera més adequada. Així es posarà de rellevància la funció social dels arxius, donant al ciutadà l’opció, a més, de comprovar per si mateix l’autenticitat d’un document.
Igual que es fa amb els documents de biblioteques i arxius, que estan patrimonialitzats en un espai físic (el propi edifique de l’arxiu) perquè ara cal patrimonialitzar aquests nous arxius, aquesta plataforma digital. “Així garantirem la conservació d’aquesta memòria dels pobles però en un espai digital”, contínua l’expert en la seua previsió del nou perfil d’arxius i arxivers…
Segons Flores, “això és així perquè els arxius digitals són també fonts de prova, testimoniatges, memòria, patrimoni, garantia de drets i la plena ciutadania”.
Hi ha una falsa creença que els documents en un disc dur o en el núvol estan segurs i això és fals, per a mantindre l’autenticitat es requereixen molts esforços en l’àmbit digital. Hi ha països que estan digitalitzant arxius i eliminen els originals, “això és una aberració perquè són documents ‘autenticats’ (acarats i certificats) però mai seran ‘autèntics’ perquè autèntic només hi ha un document, siga nadiu digital ja o siga un antic analògic en paper o qualsevol altre format”. No cal perdre de vista aquesta reflexió segons el parer del consultor brasiler.
Després de fer un repàs dels requisits i formats de les diferents plataformes i repositoris actuals, Flores ha enumerat les funcionalitats que han d’habilitar-se i els criteris que s’han d’aplicar per a la preservació digital sistemàtica. A més, hi haurà molta faena actual de l’arxiver que ja estaran automatitzats i en certa manera, això també ajudarà a evitar aquest treball ‘a mà’, però tanmateix “serem els arxivers els qui elaboren els plans de preservació i determinem els criteris que han de seguir aquests nous sistemes digitals de manera que mai es trenque la cadena de custòdia digital”.
És tan important en l’aplicació pràctica com que es pot donar el cas que s’arrisque la seguretat jurídica de les persones, perquè es pot anar a un judici amb documents que no han estat en tot moment en mans dels arxivers, i això és molt greu en termes de seguretat jurídica, els arxivers no poden deixar aqueixes funcions en mans de ningú més.
Amb aquesta reflexió, el professor de la Universitat Federal Fluminense ha convidat als professionals a reflexionar sobre les demandes actuals de la societat sorgida des dels anys 80 i a preguntar-se “quina formació necessitem i volem per a atendre aquestes noves demandes”, posant l’enfocament en una societat digital transformada però amb uns padrons complementaris “basats en el factor humà que nosaltres aportarem i que només els arxivers poden assumir”.
