Daniel Flores describe la archivística digital del futuro en las Jornadas de la AAV
El profesor del Curso de Archivística y del Programa de Posgrado en Ciencia de la Información (PPGCI), Maestría y Doctorado de la Universidad Federal Fluminense (UFF) de Rio de Janeiro, Daniel Flores, abrió la sesión vespertina de las X Jornadas de la AAV hablando de ‘Transformación Digital y Archivos’. Flores, que es consultor internacional en Proyectos de Transformación Digital, Archivística Disruptiva e Innovación Sostenida ha aclarado que hay cierta confusión en lo que es transformación digital en este sector, y diferencia entre digitalizar y acometer una verdadera transformación digital archivística, que es algo que ya tiene implicaciones en materia de seguridad, cifrado y una conservación características.
Algunas instituciones no están haciendo suficiente caso al archivo de documentos en el entorno digital y este tiene que seguir unos procedimientos y metodologías muy específicas. Hay metadatos que se están utilizando mal. Como sucedía con los documentos analógicos, los documentos pasan de una parte a otra, a la parte de custodia, hay un traslado, y si esto no está sucediendo en lo digital, hay un problema serio en la cadena de custodia, explica Flores.
La preservación digital debe ser implementada, auditada y certificada en Repositorios Digitales Confiables (RDC), son documentos demasiado importantes para no asumirlos así. Hay que garantizar también la cadena de custodia digital, “porque si exportamos un documento en pdf, video, etc… la autenticidad ya está en peligro, habría inseguridad jurídica” indica el ponente. Fuera de un entorno seguro se puede manipular cualquier cosa, de ahí que no sea tan sencillo tener un sistema de custodia fiable. Asimismo, la firma digital garantiza la autoría pero no puede garantizar la autenticidad si no esta en esta cadena de Custodia Digital Archivística.
Explica Flores que los documentos históricos en Brasil están orientados a ser imprescriptibles e inalienables, hay mucho trabajo detrás de su archivo. Transformar digitalmente, por tanto, es cambiar el modelo de negocio/gestión, no es simplemente digitalizar.
Este cambio de modelo pasa por descongestionar los sistemas de gestión documental, porque se pensaba que tendría cabida todo y resulta que no hay posibilidad de hacerlo sin ampliar la cadena de custodia, deben pasar a los archivos históricos, al mismo sitio que iban los documentos en papel. Pero esta transferencia no puede ser mediante exportar documentos y copiarlos, porque eso rompe la cadena de custodia y perderían la autenticidad. Hay que transformarse digitalmente, todas la administraciones deberán implementar archivos históricos digitales para almacenar, como se habilitaban edificios físicos hasta ahora. Estos documentos se almacenan paquetizados en ‘OAIS SIP’, el formato adecuado según las normas de archivo internacionales, cumpliendo la confidencialidad RGPD.
También requiere una cultura de transparencia para poder acceder a todos los documentos que no presenten rasgos de protección de datos y privacidad. Además, se necesita según Flores, una conexión mucho más efectiva con los usuarios, y no hacerlo solo con un formato plano como es el PDF, sino en otros formatos que permitan trabajar esa información de una manera más adecuada. Así se pondrá de relevancia la función social de los archivos, dando al ciudadano la opción, además, de comprobar por si mismo la autenticidad de un documento.
Igual que se hace con los documentos de bibliotecas y archivos, que están patrimonializados en un espacio físico (el propio edifico del archivo) pues ahora hay que patrimonializar estos nuevos archivos, esta plataforma digital. “Así garantizaremos la conservación de esta memoria de los pueblos pero en un espacio digital”, continua el experto en su previsión del nuevo perfil de archivos y archiveros…
Según Flores, “esto es así porque los archivos digitales son también fuentes de prueba, testimonios, memoria, patrimonio, garantía de derechos y la plena ciudadanía”.
Hay una falsa creencia de que los documentos en un disco duro o en la nube están seguros y eso es falso, para mantener la autenticidad se requieren muchos esfuerzos en el ámbito digital. Hay países que están digitalizando archivos y eliminan los originales, “esto es una aberración porque son documentos ‘autenticados’ (cotejados y certificados) pero nunca serán ‘auténticos’ porque auténtico solo hay un documento, sea nativo digital ya o sea uno antiguo analógico en papel o cualquier otro formato”. No hay que perder de vista esta reflexión a juicio del consultor brasileño.
Tras hacer un repaso de los requisitos y formatos de las diferentes plataformas y repositorios actuales, Flores ha enumerado las funcionalidades que deben habilitarse y los criterios que se deben aplicar para la preservación digital sistemática. Además, habrá mucho trabajo actual del archivero que ya van a estar automatizados y en cierto modo, esto también ayudará a evitar este trabajo ‘a mano’, pero sin embargo “seremos los archiveros quienes elaboren los planes de preservación y determinemos los criterios que han de seguir estos nuevos sistemas digitales de modo que nunca se rompa la cadena de custodia digital”.
Es tan importante en la aplicación práctica como que se puede dar el caso de que se arriesgue la seguridad jurídica de las personas, porque se puede ir a un juicio con documentos que no han estado en todo momento en manos de los archiveros, y esto es muy grave en términos de seguridad jurídica, los archiveros no pueden dejar esas funciones en manos de nadie más.
