X Jornades AAV. Sonia Crespo Nogales “Gestió de documents digitals a les Entitats Locals”

Sonia Crespo apel·la a la proactivitat dels arxivers en la nova gestió digital

En la seua ponència ‘Gestió de Documents Digitals i Entitats Locals’, Sonia Crespo, docent i directora de l’Arxiu Municipal de Las Rozas de Madrid ha advertit que “s’estan saltant estructures que porten a riscos en la gestió documental a l’hora d’arxivar documents en l’era digital”. S’ha referit així, durant les X Jornades de l’AAV, als clàssics afegitons que es troben els arxivers com el “tenim tot en el núvol” o “està tot digitalitzat” .

L’experta crida a aquest problema ‘L’Elefant a l’habitació’ i realitza una dissertació molt interessant sobre com afecta aquesta circumstància a l’Estratègia, la Gestió i els Sistemes. Es refereix així en endavant al Reial decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s’aprova el Reglament d’actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics. “Aqueix elefant és a l’habitació de l’administració electrònica i és més gran que mai” assegura.

La lentitud de l’Administració a l’hora d’abastar tots els canvis és una cosa que juga en contra dels professionals de l’arxivística, però cal dir que també va implícita aqueixa lentitud en la pròpia Administració perquè cal aplicar la legislació i casar molts aspectes que determinen com s’evoluciona.

En el context actual electrònic és d’una concentració i producció de documents d’un volum altíssim i hi ha una informació desestructurada. En aquesta escalada cap a la qual anem una mica “a la babalà”, també cal tindre en compte que hi ha coses que no són obligatòries i posa Crespo l’exemple sarcàstic de quan es començava a signar digitalment i en els consistoris tothom volia tindre el seu gargot digitalitzat, com si això tinguera alguna validesa comparada amb el certificat o dniE.

I quin és el paper dels arxivers? planteja Crespo, i respon que afortunadament és el mateix paper de sempre: reunir la informació i dades, ser capaces de conservar-los i ser capaces de posar-los a la disposició de la ciutadania i les institucions. “Com es fa cada cosa ha canviat, però el fons és el mateix”.

Hauríem obert un arxiu físic als veïns? Mai, tanmateix ara amb la carpeta ciutadana els ajuntaments estan fent això, facilitar al ciutadà com va el seu expedient, les seues petició els seus registres. Això és molt important, un gran avanç, però requereix, per descomptat, un procés previ de metodologia i serietat per a dissenyar aqueix sistema d’informació atenent normativa i recursos disponibles.

En definitiva, consells entorn de la producció en els nous escenaris tecnològics per als professionals dels arxius, tenint en compte tot el que comprenen aqueixos processos, com ara la traçabilitat, l’accés, la captura, el registre o la classificació entre molts altres.

Exposa totes aquestes eines amb l’exemple de la seua aplicació a l’Ajuntament de las Rozas des d’on, a més, intenten fer un procés de ‘evangelització’ perquè tots els equips assumisquen aquesta modernització com pròpia, des de la transversalitat, des de tots els departaments implicats.

En relació finalment amb l’estratègia, tenint en compte tot aquest nou context, proposa 4 passos en els quals posar el focus en les administracions locals: analitzar, reflexionar, crear i revisar.

1) Anàlisi detallada de bases de dades, si s’alimenta o no d’altres aplicacions, de la gestió que es fa, com s’identifica en la seu electrònica…

2) Reflexionar. Busquem solucions creatives, invertim temps a dissenyar com m’agradaria que fora això pensant en el meu servei per al ciutadà, posant-me en el lloc de l’usuari, una cosa fàcil, senzill i simple en la tramitació.

3) Crear. Cal escriure els processos que ens funcionen bé, documentar cóm ho vam fer i els passos que vam donar i valorar com ens va funcionar.

4) Revisar. Cal intentar posar-se reptes i objectius i veure com ens ha anat, buscant l’excel·lència a través d’aqueixa revisió.

Amb aquesta enumeració de consells, Crespo ha donat per finalitzada una interessant intervenció que ha encuriosit dels presents i alimentat un posterior debat en el marc de les jornades del sector celebrades a València els dies 25 i 26 de novembre de 2021.