X Jornadas AAV. Sonia Crespo Nogales “Gestión de documentos digitales en las Entidades Locales”

Sonia Crespo apela a la proactividad de los archiveros en la nueva gestión digital

En su ponencia ‘Gestión de Documentos Digitales y Entidades Locales’, Sonia Crespo, docente y directora del Archivo Municipal de Las Rozas de Madrid ha advertido que “se están saltando estructuras que llevan a riesgos en la gestión documental a la hora de archivar documentos en la era digital”. Se ha referido así, durante las X Jornadas de la AAV, a las clásicas coletillas que se encuentran los archiveros como el “tenemos todo en la nube” o “está todo digitalizado”.

La experta llama a este problema ‘El Elefante en la habitación’ y realiza una disertación muy interesante sobre cómo afecta esta circunstancia a la Estrategia, la Gestión y los Sistemas. Se refiere así en lo sucesivo al Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos. “Ese elefante está en la habitación de la administración electrónica y es más grande que nunca” asegura.

La lentitud de la Administración a la hora de abarcar todos los cambios es algo que juega en contra de los profesionales de la archivística, pero hay que decir que también va implícita esa lentitud en la propia Administración porque hay que aplicar la legislación y casar muchos aspectos que determinan como se evoluciona.

En el contexto actual electrónico es de una concentración y producción de documentos de un volumen altísimo y hay una información desestructurada. En esta escalada hacia la que vamos un poco “a lo loco”, también hay que tener en cuenta que hay cosas que no son obligatorias y pone Crespo el ejemplo sarcástico de cuando se empezaba a firmar digitalmente y en los consistorios todo el mundo quería tener su garabato digitalizado, como si eso tuviera alguna validez comparada con el certificado o dniE.

¿Y cuál es el papel de los archiveros? plantea Crespo, y responde que afortunadamente es el mismo papel de siempre: reunir la información y datos, ser capaces de conservarlos y ser capaces de ponerlos a disposición de la ciudadanía y las instituciones. “Cómo se hace cada cosa ha cambiado, pero el fondo es el mismo”.

¿Hubiéramos abierto un archivo físico a los vecinos? Nunca, sin embargo ahora con la carpeta ciudadana los ayuntamientos están haciendo eso, facilitar al ciudadano información sobre su expediente, sus petición, sus registros. Esto es muy importante, un gran avance, pero requiere, por supuesto, un proceso previo de metodología y seriedad para diseñar ese sistema de información atendiendo a normativa y recursos disponibles.

En definitiva, consejos en torno a la producción en los nuevos escenarios tecnológicos para los profesionales de los archivos, teniendo en cuenta todo lo que comprenden esos procesos, tales como la trazabilidad, el acceso, la captura, el registro o la clasificación entre muchos otros.

Expone todas estas herramientas con el ejemplo de su aplicación en el Ayuntamiento de Las Rozas desde donde, además, intentan hacer un proceso de ‘evangelización’ para que todos los equipos asuman esta modernización cómo propia, desde la transversalidad, desde todos los departamentos implicados.

En relación por último con la estrategia, teniendo en cuenta todo este nuevo contexto, propone 4 pasos en los que poner el foco en las administraciones locales: analizar, reflexionar, crear y revisar.

1) Análisis pormenorizado de bases de datos, si se alimenta o no de otras aplicaciones, de la gestión que se hace, cómo se identifica en la sede electrónica…

2) Reflexionar. Busquemos soluciones creativas, invirtamos tiempo en diseñar cómo me gustaría que fuera esto pensando en mi servicio para el ciudadano, poniéndome en el lugar del usuario, algo fácil, sencillo y simple en la tramitación.

3) Crear. Hay que escribir los procesos que nos funcionan bien, documentar cómo lo hicimos y los pasos que dimos y valorar cómo nos funcionó.

4) Revisar. Hay que intentar ponerse retos y objetivos y ver cómo nos ha ido, buscando la excelencia a través de esa revisión.

Con esta enumeración de consejos, Crespo ha dado por finalizada una interesante intervención que ha despertado la curiosidad de los presentes y alimentado un posterior debate en el marco de las jornadas del sector celebradas en Valencia los días 25 y 26 de noviembre de 2021.