19 Gener 2019

Guia d’Arxiu i Gestió Documental Municipal: una guia per i per a la transparència

La Diputació Provincial de Castelló va presentar el passat dijous 13 de desembre la Guia d’Arxiu i Gestió Documental Municipal. Esta nova Guia, elaborada pel Servei d’Arxiu, Gestió Documental i Publicacions de la Diputació, és el tercer document, publicat dins de la “Col·lecció de Guies per i per a la Transparència”, coordinada per l’Oficina de Transparència i Informació Pública, dependent del Servei d’Administració i Innovació Pública, formant col·lecció amb la Guia I Actualització i Manteniment del Portal de Transparència Municipal i la Guia II Exercici del Dret d’Accés a la Informació Pública Municipal. Aquesta col·lecció de guies naix amb la intenció conscient de donar ferramentes útils als Ajuntaments en relació amb els requisits que l’Administració Electrònica i la legislació de transparència imposen, per a poder gestionar-la amb eficiència i seguretat.

La Guia III Arxiu i Gestió Documental Municipal naix amb l’objectiu d’ajudar als Ajuntaments de la província de Castelló en la gestió dels seus documents, especialment d’aquells nascuts en suport electrònic. Aquest document tracta de ser un instrument eminentment pràctic, que facilite als municipis donar una resposta adequada a les seues necessitats en matèria de documents electrònics.

La Guia s’estructura en 4 apartats. Comença amb una Introducció a la publicació, identificant el seu Abast i objectius. La Guia conté un Glossari, que descriu els principals conceptes relacionats amb l’arxiu i gestió documental, així com un apartat dedicat a l’Arxiu i gestió de documents electrònics, que inclou una sèrie de principis bàsics per a la gestió de documents, els principals processos de gestió documental, i una sèrie de recomanacions per a la gestió de documents electrònics.

Es completa la Guia amb una Bibliografia seleccionada i quatre annexos, que inclouen una sèrie d’instruments presentats com a models per a ser utilitzats pels Ajuntaments: el Quadre de Classificació, el Reglament de l’Arxiu Municipal, la Política de Gestió de Documents Electrònics i el Catàleg de Tipologies Documentals.

La publicació de la Guia s’emmarca dins del Pla d’Arxius Municipals de la Diputació Provincial de Castelló, aprovat el 5 de desembre de 2017, amb l’objectiu de col·laborar en la recuperació i organització dels arxius municipals de la província, especialment d’aquells menors de 10.000 habitants que no disposen d’un responsable tècnic d’arxiu. En el context d’aquest Pla, la Guia es presenta com una ferramenta al servei dels Ajuntaments per a facilitar la gestió documental municipal.

Pensem que es tracta d’un instrument que pot ser de gran interés, no sols per als Ajuntaments de la província, sinó també per a altres entitats locals, tant de la Comunitat Valenciana, com de la resta de l’Estat. Una Guia que ens pot ajudar en el nou context de l’Administració Electrònica, on les perspectives tecnològica, jurídica, administrativa i arxivística s’han d’unir per a garantir els millors resultats. Ja que, sense gestió documental i sense arxius no és possible ni la transparència, ni la localització de la informació pública, ni la conservació de la nostra memòria documental. L’arxiu electrònic ha de ser l’arxiu de la societat, i per a això treballem des de la Diputació.

La Guia és gratuïta i de descàrrega lliure a través del Portal de Transparència de la Diputació de Castelló o en l’enllaç següent: Guia III Arxiu i Gestió Documental Municipal

Servei d’Arxiu, Gestió Documental i Publicacions. Diputació Provincial de Castelló

GUIA_III_Arxiu_Gestio_Documental-1

|
Top