19 enero 2019

Guía de Archivo y Gestión Documental Municipal: una guía por y para la transparencia

La Diputación Provincial de Castellón presentó el pasado jueves 13 de diciembre la Guía de Archivo y Gestión Documental Municipal. Esta nueva Guía, elaborada por el Servicio de Archivo, Gestión Documental y Publicaciones de la Diputación, es el tercer documento, publicado dentro de la “Colección de Guías por y para la Transparencia”, coordinada por la Oficina de Transparencia e Información Pública, dependiente del Servicio de Administración e Innovación Pública, formando colección con la Guía I Actualización y Mantenimiento del Portal de Transparencia Municipal y de la Guía II Ejercicio del Derecho de Acceso a la Información Pública Municipal. Esta colección de guías nace con la intención consciente de dar herramientas útiles a los Ayuntamientos en relación con los requisitos que la Administración Electrónica y la legislación de transparencia imponen, para poder gestionarla con eficiencia y seguridad.

La Guía III Archivo y Gestión Documental Municipal nace con el objetivo de ayudar a los Ayuntamientos de la provincia de Castellón en la gestión de sus documentos, especialmente de aquellos nacidos en soporte electrónico. Este documento trata de ser un instrumento eminentemente práctico, que facilite a los municipios dar una respuesta adecuada a sus necesidades en materia de documentos electrónicos.

La Guía se estructura en 4 apartados. Comienza con una Introducción a la publicación, identificando su Alcance y objetivos. La Guía contiene un Glosario, que describe los principales conceptos relacionados con el archivo y gestión documental, así como un apartado dedicado al Archivo y gestión de documentos electrónicos, que incluye una serie de principios básicos para la gestión de documentos, los principales procesos de gestión documental, y una serie de recomendaciones para la gestión de documentos electrónicos.

Se completa la Guía con una Bibliografía seleccionada y cuatro anexos, que incluyen una serie de instrumentos presentados como modelos para ser utilizados por los Ayuntamientos: el Cuadro de Clasificación, el Reglamento del Archivo Municipal, la Política de Gestión de Documentos Electrónicos y el Catálogo de Tipologías Documentales.

La publicación de la Guía se enmarca dentro del Plan de Archivos Municipales de la Diputación Provincial de Castellón, aprobado el 5 de diciembre de 2017, con el objetivo de colaborar en la recuperación y organización de los archivos municipales de la provincia, especialmente de aquellos menores de 10.000 habitantes que no disponen de un responsable técnico de archivo. En el contexto de este Plan, la Guía se presenta como una herramienta al servicio de los Ayuntamientos para facilitar la gestión documental municipal.

Pensamos que se trata de un instrumento que puede ser de gran interés, no sólo para los Ayuntamientos de la provincia, sino también para otras entidades locales, tanto de la Comunitat Valenciana, como del resto del Estado. Una Guía que nos puede ayudar en el nuevo contexto de la Administración Electrónica, donde las perspectivas tecnológica, jurídica, administrativa y archivística se deben unir para garantizar los mejores resultados. Ya que, sin gestión documental y sin archivos no es posible ni la transparencia, ni la localización de la información pública, ni la conservación de nuestra memoria documental. El archivo electrónico tiene que ser el archivo de la sociedad, y para ello trabajamos desde la Diputación.

La Guía es gratuita y de libre descarga a través del Portal de Transparencia de la Diputación de Castellón o en el siguiente enlace: Guía III Archivo y Gestión Documental Municipal 

Servicio de Archivo, Gestión Documental y Publicaciones. Diputación Provincial de Castellón

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