17 julio 2017

¿Una nueva ‘Bíblia’ de los archivos?

La gestión documental en la nueva administración digital. Especial coordinado por Joan Soler Jiménez. El consultor de los ayuntamientos, núm. 7 (2017). 
No es cualquier cosa que una revista con la solera que tiene “El Consultor” dedique un monográfico a la gestión documental digital (en adelante gd) ni tampoco, por supuesto, que sea un archivero quien lo coordine. Ambos aspectos son bien significativos que los retos que plantea la nueva legislación y los nuevos tiempos ‘burocráticos’ deben encararse de forma integrada entre diversos sectores profesionales como son los juristas, los tecnólogos y los archiveros o gestores de documentos.
Joan Soler, director del Archivo Histórico de Terrassa y también presidente de la Associació d’Arxivers i Gestors de documents de Cataluña (AAC) ha sabido concentrar en este volumen muchas de las aportaciones recientes que poniendo en línea las políticas de gobierno abierto y de transparencia con la efectiva gestión administrativa que debe haber detrás; porque si las nuevas políticas de transparencia son un puro escaparate y un ‘hacer como si’ habremos fracasado a toda costa.
El volumen se estructura en cuatro bloques (también reflejados en cuatro colores que ayudan a identificarlos). El primero se dedica a los aspectos más generales del gobierno abierto, donde el cuidado de los archivos viene a ser sinónimo de mayor o menor grado de democracia. Cada gobierno modula su propio grado de apertura – opacidad. 
Unos primeros análisis nos dicen que en la mayoría de organizaciones no suele haber un área concreta responsable de la transparencia y el buen gobierno, con lo cual, a menudo, las cosas se limitan a cumplir con la ley sin que detrás haya acciones conducentes a la eficiencia administrativa. A ello se suma la dispersión y la falta de integración entre los enfoques más puramente tecnológicos o el más proclives a considerar el entorno social. El planteamiento de Soler es que la gestión documental debería servir de pegamento a esos diversos enfoques, teniendo en cuenta que una aplicación simple de la tecnología (la digitalización, por excelencia) no resuelve los problema de la gestión. Además, el supremacismo jurídico de la legislación de transparencia puede debilitar los mismos fundamentos de su impulso. 
Roger Cots se ocupa de los aspectos legales, pero la primera observación es que hay escasa legislación que se ocupe de los sistemas de gestión documental (en adelante SGD). De hecho, la gd no es un concepto legal ya que, por ejemplo, la ley 39/2015 deja que cada Organización se lo haga a su manera. 
La ley es, así, imperativa, pero no facilitadora. De ahí la importancia relevante, evidente a lo largo de todo el volumen, de la ley blanda o soft law, es decir, la normativa ISO. En todo caso, es importante la lectura que hace Cots en el sentido de que la gd no es una materia externalizable por parte de la administración sino ejecutable por un cuerpo especializado. Más aún: valora muy positivamente la excelencia que los gestores documentales han aportado a las organizaciones, heredada de las normas técnicas internacionales. En consecuencia, y no es holgada la afirmación, el desarrollo del SGD precisa del reconocimiento jurídico de los gestores documentales como funcionarios públicos. Un equipo formado por juristas, tecnólogos y archiveros valencianos ha sido el encargado de presentar el modelo de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (PGD-el) asumido por el ministerio de hacienda y administraciones públicas de España. Se trata de un modelo apoyado en la legislación, que trata de aportar claridad en un panorama turbio y que pretende ser útil, sobre todo, para ayuntamientos de menos de 10.000 habitantes, los cuales no suelen contar con servicio de archivo. Aporta un modelo de trabajo, un cuadro de clasificación funcional y un esquema de metadatos. 
Francisco Fernández profundiza en la gd como soporte de la transparencia, ya que la información pública carece de valor si no se documenta y contextualiza; si no tiene calidad y usabilidad para la toma de decisiones y la rendición de cuentas.
Ángel del Prado Martínez, asimismo, reivindica la necesaria confluencia entre los datos abiertos y los SGD. Ante la necesidad de apertura de datos, es la gd la que sirve para que esos mismos datos también tengan calidad y puedan generar riqueza social. Debe haber, por tanto, una alineación de la gestión de datos con los SGD y un reaprovechamiento de los datos abiertos, sobre lo que hay directivas europeas y la Ley 18/2015. Nos habla, asimismo, de datos enlazadas como un nuevo estadio evolutivo de la web. O de las famosas big data, fuerza utilizadas a sector sanitario, en el urbanístico o el turístico. Nos habla, en este ámbito, de iniciativas como Europeana, el portal DARA, del gobierno de Aragón, o PARES. 
Como hemos anunciado, el segundo gran bloque es el dedicado a la innovación en gd. Esta es, sin duda, uno de los conceptos clave y de moda. Comienza Javier Requejo con unas reflexiones adecuadas e interesantes sobre el pasado, el presente y el futuro de la normalización descriptiva, cuestión no ajena a la falta de políticas archivísticas. Tras un breve repaso sobre el largo camino hacia las normas ISAD (g) sugiere unos nuevos caminos que van hacia el enriquecimiento de los metadatos y hacia una posible segmentación de los intereses descriptivos: por un lado hacia la investigación y, por el otro, hacia la propia organización y para la sociedad. También apunta una posible coexistencia equilibrada, pero más compleja de implementar. Por último, se pregunta si podemos transformar en presente visión culturalista por soluciones más potentes en el ámbito de la administración digital. El activísimo y lúcido Lluís Esteve Casellas dedica su colaboración a defender la destrucción reglada de documentación como un elemento clave de la transparencia. Destrucción controlada es sinónimo de buen gobierno en un marco de publicidad activa y registro de las expurgaciones. Además, es necesaria para evitar el mismo colapso de las organizaciones. La literalidad o el supremacismo jurídico, por el contrario, puede generar monstruos. 
Mario Yélamos comenta la innovación en gd en el ámbito privado, donde la responsabilidad social corporativa debería estimular los avances en este ámbito. Ciertamente, habrá que modificar costumbres para que la innovación sea un ámbito de mejora dentro del nuevo paradigma de transformación digital. Entre otras cosas, la combinación de la información interna de las empresas con la disponible en internet permite hacer estudios y prospecciones afinadas sobre la empresa y su contexto. 
Una vez más, Raimon Nualart incide en que la preservación digital no es objeto de legislación, pero sí existen, de hecho, plataformas como Archive y iARXIU que se fundamentan en normativas reconocidas como el model OAIS (Open Archival Information System). Con todo, plantea sus dudas e interrogantes en torno al concepto de archivo único: ¿un depósito o repositorio único? ¿Una estrategia unívoca de preservación? ¿Una recentralización de funciones administrativas por el estado, con un manifiesto trasfondo político? Su propuesta de definición de archivo único es la de que se trataría de un sistema de gestión de documentos y de archivos que permita la gestión, custodia y difusión una vez finalizada la tramitación administrativa hasta su disposición final. 
El tercer bloque era el entregado a la auditoría y el control de calidad de los SGD. De nuevo hay que acudir a la soft law: sobre todo la ISO 15489, reevaluada el año 2016. Se trata aquí de hacer evidente la necesaria adaptación continua (a los cambios legislativos, organizativos y científicos) con un componente correctivo. 
Beatriz Franco nos presenta el modelo de gd y administración de archivos de la red de transparencia y acceso a la información (RTA), implantada en muchos de los países latinoamericanos. Nos habla de la ISO 30300, que certifica los SGD, y del modelo RTA que pretende conectar archivos, SGD y transparencia. Este último modelo se convierte casi normativo, pese a no ser una ley.
Carla Mienhardt nos resume los contenidos y una primera aplicación práctica del modelo de madurez en gd para la transparencia y la publicidad activa, creado 2106 por la Asociación de Archiveros de Cataluña. Es presentado como un ‘selecto’ grupo de indicadores creados para medir los SGD como trasfondo de una transparencia ‘a fondo’, ya que los indicadores de Transparencia Internacional o los de Infoparticipa no evalúan la información que no es objeto de publicidad activa.
Para rematar la visión global del volumen hay una recopilación de aportaciones más heterogéneo pero que pretende hacer hincapié en la transversalidad de la gd. Francisco Giménez comienza insistiendo en como la gd ha convertido en un factor de cambio en muchos ayuntamientos y analizando algunos casos de éxito (no siempre del todo exitosos, valga la paradoja). También nos dibuja la estructura y las herramientas necesarios para tener éxito: cuadro de clasificación; cuadro de tipologías documentales; esquema de metadatos; tablas de evaluación y acceso documental … Entre las conclusiones está el hecho de que la profesión requiere un entendimiento sin retorno con los lenguajes tecnológicos. No vale la comodidad de quien se siente excluido y víctima. Al contrario, deberíamos aportar luz, inteligibilidad y saneamiento al puzzle administrativo.
Alan Capellades entra en el tema de los archivos históricos que, evidentemente, como todo, van transformándose con el nuevo medio digital. Claro, como dice, que pueden (y deben) participar. Sería un grave error dejarlos aparte. Existe el papel clave de preparar los documentos para su conservación permanente, tener en cuenta el records continuum y la responsabilidad de facilitar la reutilización de la información. Plana en el trasfondo, el miedo a convertirse en museos de papel (que, en parte, insoslayable). 
Ciertamente, los archivos históricos tienen mucho que decir no sólo en la conservación definitiva de los documentos sino en aportar una visión temporal, de media y larga duración, que identifica nuestra profesión. 
Para remachar la compilación, con el brillo y pasión a que nos tiene acostumbrados, Vicenç Ruiz nos ataca el tema de la corrupción: otra prueba de la transversalidad de los archivos. Nos relanza el paradigma del ciudadano como centro y nos certifica como los países con mejor SGD son los de menores índices de corrupción: Finlandia, Noruega o Nueva Zelanda, entre ellos. Por si no se ha dicho lo suficiente, insiste una vez más en la negatividad de la dependencia de los archivos de cultura, permaneciendo al margen de la gestión. 
¿Será posible penetrar en el corazón de la administración y la cultura organizativa sin matar al padre histórico y ‘cultural’?

Jesús Alonso López,

Presidente de l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians

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