{"id":2503,"date":"2017-07-17T20:51:02","date_gmt":"2017-07-17T19:51:02","guid":{"rendered":"http:\/\/arxiversvalencians.org\/es\/?p=2503"},"modified":"2017-07-17T20:51:24","modified_gmt":"2017-07-17T19:51:24","slug":"una-nueva-biblia-de-los-archivos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/arxiversvalencians.org\/es\/una-nueva-biblia-de-los-archivos\/","title":{"rendered":"\u00bfUna nueva \u2018B\u00edblia\u2019 de los archivos?"},"content":{"rendered":"
La gesti\u00f3n documental en la nueva administraci\u00f3n digital. <\/em>Especial coordinado por Joan Soler Jim\u00e9nez. El consultor de los ayuntamientos, <\/em>n\u00fam. 7 (2017).\u00a0
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<\/div><\/blockquote>\r\nNo es cualquier cosa que una revista con la solera que tiene \u201cEl Consultor\u201d dedique un monogr\u00e1fico a la gesti\u00f3n documental digital (en adelante gd) ni tampoco, por supuesto, que sea un archivero quien lo coordine. Ambos aspectos son bien significativos que los retos que plantea la nueva legislaci\u00f3n y los nuevos tiempos ‘burocr\u00e1ticos’ deben encararse de forma integrada entre diversos sectores profesionales como son los juristas, los tecn\u00f3logos y los archiveros o gestores de documentos.
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<\/div>\r\n\r\nJoan Soler, director del Archivo Hist\u00f3rico de Terrassa y tambi\u00e9n presidente de la Associaci\u00f3 d\u2019Arxivers i Gestors de documents de Catalu\u00f1a (AAC)<\/a> ha sabido concentrar en este volumen muchas de las aportaciones recientes que poniendo en l\u00ednea las pol\u00edticas de gobierno abierto y de transparencia con la efectiva gesti\u00f3n administrativa que debe haber detr\u00e1s; porque si las nuevas pol\u00edticas de transparencia son un puro escaparate y un ‘hacer como si’ habremos fracasado a toda costa.
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<\/div>\r\n\r\nEl volumen se estructura en cuatro bloques (tambi\u00e9n reflejados en cuatro colores que ayudan a identificarlos). El primero se dedica a los aspectos m\u00e1s generales del gobierno abierto<\/strong>, donde el cuidado de los archivos viene a ser sin\u00f3nimo de mayor o menor grado de democracia. Cada gobierno modula su propio grado de apertura – opacidad.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nUnos primeros an\u00e1lisis nos dicen que en la mayor\u00eda de organizaciones no suele haber un \u00e1rea concreta responsable de la transparencia y el buen gobierno, con lo cual, a menudo, las cosas se limitan a cumplir con la ley sin que detr\u00e1s haya acciones conducentes a la eficiencia administrativa. A ello se suma la dispersi\u00f3n y la falta de integraci\u00f3n entre los enfoques m\u00e1s puramente tecnol\u00f3gicos o el m\u00e1s proclives a considerar el entorno social. El planteamiento de Soler es que la gesti\u00f3n documental deber\u00eda servir de pegamento a esos diversos enfoques, teniendo en cuenta que una aplicaci\u00f3n simple de la tecnolog\u00eda (la digitalizaci\u00f3n, por excelencia) no resuelve los problema de la gesti\u00f3n. Adem\u00e1s, el supremacismo jur\u00eddico de la legislaci\u00f3n de transparencia puede debilitar los mismos fundamentos de su impulso.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nRoger Cots se ocupa de los aspectos legales, pero la primera observaci\u00f3n es que hay escasa legislaci\u00f3n que se ocupe de los sistemas de gesti\u00f3n documental (en adelante SGD). De hecho, la gd no es un concepto legal ya que, por ejemplo, la ley 39\/2015 deja que cada Organizaci\u00f3n se lo haga a su manera.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nLa ley es, as\u00ed, imperativa, pero no facilitadora. De ah\u00ed la importancia relevante, evidente a lo largo de todo el volumen, de la ley blanda o soft law,<\/em> es decir, la normativa ISO. En todo caso, es importante la lectura que hace Cots en el sentido de que la gd no es una materia externalizable por parte de la administraci\u00f3n sino ejecutable por un cuerpo especializado. M\u00e1s a\u00fan: valora muy positivamente la excelencia que los gestores documentales han aportado a las organizaciones, heredada de las normas t\u00e9cnicas internacionales. En consecuencia, y no es holgada la afirmaci\u00f3n, el desarrollo del SGD precisa del reconocimiento jur\u00eddico de los gestores documentales como funcionarios p\u00fablicos.\r\n\r\nUn equipo formado por juristas, tecn\u00f3logos y archiveros valencianos ha sido el encargado de presentar el modelo de pol\u00edtica de gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos para entidades locales (PGD-el<\/a>) asumido por el ministerio de hacienda y administraciones p\u00fablicas de Espa\u00f1a. Se trata de un modelo apoyado en la legislaci\u00f3n, que trata de aportar claridad en un panorama turbio y que pretende ser \u00fatil, sobre todo, para ayuntamientos de menos de 10.000 habitantes, los cuales no suelen contar con servicio de archivo. Aporta un modelo de trabajo, un cuadro de clasificaci\u00f3n funcional y un esquema de metadatos.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nFrancisco Fern\u00e1ndez profundiza en la gd como soporte de la transparencia, ya que la informaci\u00f3n p\u00fablica carece de valor si no se documenta y contextualiza; si no tiene calidad y usabilidad para la toma de decisiones y la rendici\u00f3n de cuentas.
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<\/div>\r\n\r\n\u00c1ngel del Prado Mart\u00ednez, asimismo, reivindica la necesaria confluencia entre los datos abiertos y los SGD. Ante la necesidad de apertura de datos, es la gd la que sirve para que esos mismos datos tambi\u00e9n tengan calidad y puedan generar riqueza social. Debe haber, por tanto, una alineaci\u00f3n de la gesti\u00f3n de datos con los SGD y un reaprovechamiento de los datos abiertos, sobre lo que hay directivas europeas y la Ley 18\/2015. Nos habla, asimismo, de datos enlazadas como un nuevo estadio evolutivo de la web. O de las famosas big data<\/em>, fuerza utilizadas a sector sanitario, en el urban\u00edstico o el tur\u00edstico. Nos habla, en este \u00e1mbito, de iniciativas como Europeana, el portal DARA, del gobierno de Arag\u00f3n, o PARES.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nComo hemos anunciado, el segundo gran bloque es el dedicado a la innovaci\u00f3n<\/strong> en gd. Esta es, sin duda, uno de los conceptos clave y de moda. Comienza Javier Requejo con unas reflexiones adecuadas e interesantes sobre el pasado, el presente y el futuro de la normalizaci\u00f3n descriptiva, cuesti\u00f3n no ajena a la falta de pol\u00edticas archiv\u00edsticas. Tras un breve repaso sobre el largo camino hacia las normas ISAD (g) sugiere unos nuevos caminos que van hacia el enriquecimiento de los metadatos y hacia una posible segmentaci\u00f3n de los intereses descriptivos: por un lado hacia la investigaci\u00f3n y, por el otro, hacia la propia organizaci\u00f3n y para la sociedad. Tambi\u00e9n apunta una posible coexistencia equilibrada, pero m\u00e1s compleja de implementar. Por \u00faltimo, se pregunta si podemos transformar en presente visi\u00f3n culturalista por soluciones m\u00e1s potentes en el \u00e1mbito de la administraci\u00f3n digital.\r\n\r\nEl activ\u00edsimo y l\u00facido Llu\u00eds Esteve Casellas dedica su colaboraci\u00f3n a defender la destrucci\u00f3n reglada de documentaci\u00f3n como un elemento clave de la transparencia. Destrucci\u00f3n controlada es sin\u00f3nimo de buen gobierno en un marco de publicidad activa y registro de las expurgaciones. Adem\u00e1s, es necesaria para evitar el mismo colapso de las organizaciones. La literalidad o el supremacismo jur\u00eddico, por el contrario, puede generar monstruos.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nMario Y\u00e9lamos comenta la innovaci\u00f3n en gd en el \u00e1mbito privado, donde la responsabilidad social corporativa deber\u00eda estimular los avances en este \u00e1mbito. Ciertamente, habr\u00e1 que modificar costumbres para que la innovaci\u00f3n sea un \u00e1mbito de mejora dentro del nuevo paradigma de transformaci\u00f3n digital. Entre otras cosas, la combinaci\u00f3n de la informaci\u00f3n interna de las empresas con la disponible en internet permite hacer estudios y prospecciones afinadas sobre la empresa y su contexto.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nUna vez m\u00e1s, Raimon Nualart incide en que la preservaci\u00f3n digital no es objeto de legislaci\u00f3n, pero s\u00ed existen, de hecho, plataformas como Archive y iARXIU que se fundamentan en normativas reconocidas como el model OAIS (Open Archival Information System). Con todo, plantea sus dudas e interrogantes en torno al concepto de archivo \u00fanico: \u00bfun dep\u00f3sito o repositorio \u00fanico? \u00bfUna estrategia un\u00edvoca de preservaci\u00f3n? \u00bfUna recentralizaci\u00f3n de funciones administrativas por el estado, con un manifiesto trasfondo pol\u00edtico? Su propuesta de definici\u00f3n de archivo \u00fanico es la de que se tratar\u00eda de un sistema de gesti\u00f3n de documentos y de archivos que permita la gesti\u00f3n, custodia y difusi\u00f3n una vez finalizada la tramitaci\u00f3n administrativa hasta su disposici\u00f3n final.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nEl tercer bloque era el entregado a la auditor\u00eda y el control de calidad <\/strong>de los SGD. De nuevo hay que acudir a la soft law:<\/em> sobre todo la ISO 15489, reevaluada el a\u00f1o 2016. Se trata aqu\u00ed de hacer evidente la necesaria adaptaci\u00f3n continua (a los cambios legislativos, organizativos y cient\u00edficos) con un componente correctivo.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nBeatriz Franco nos presenta el modelo de gd y administraci\u00f3n de archivos de la red de transparencia y acceso a la informaci\u00f3n (RTA), implantada en muchos de los pa\u00edses latinoamericanos. Nos habla de la ISO 30300, que certifica los SGD, y del modelo RTA que pretende conectar archivos, SGD y transparencia. Este \u00faltimo modelo se convierte casi normativo, pese a no ser una ley.
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<\/div>\r\n\r\nCarla Mienhardt nos resume los contenidos y una primera aplicaci\u00f3n pr\u00e1ctica del modelo de madurez en gd para la transparencia y la publicidad activa, creado 2106 por la Asociaci\u00f3n de Archiveros de Catalu\u00f1a. Es presentado como un ‘selecto’ grupo de indicadores creados para medir los SGD como trasfondo de una transparencia ‘a fondo’, ya que los indicadores de Transparencia Internacional o los de Infoparticipa no eval\u00faan la informaci\u00f3n que no es objeto de publicidad activa.
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<\/div>\r\n\r\nPara rematar la visi\u00f3n global del volumen hay una recopilaci\u00f3n de aportaciones m\u00e1s heterog\u00e9neo pero que pretende hacer hincapi\u00e9 en la transversalidad<\/strong> de la gd. Francisco Gim\u00e9nez comienza insistiendo en como la gd ha convertido en un factor de cambio en muchos ayuntamientos y analizando algunos casos de \u00e9xito (no siempre del todo exitosos, valga la paradoja). Tambi\u00e9n nos dibuja la estructura y las herramientas necesarios para tener \u00e9xito: cuadro de clasificaci\u00f3n; cuadro de tipolog\u00edas documentales; esquema de metadatos; tablas de evaluaci\u00f3n y acceso documental … Entre las conclusiones est\u00e1 el hecho de que la profesi\u00f3n requiere un entendimiento sin retorno con los lenguajes tecnol\u00f3gicos. No vale la comodidad de quien se siente excluido y v\u00edctima. Al contrario, deber\u00edamos aportar luz, inteligibilidad y saneamiento al puzzle administrativo.
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<\/div>\r\n\r\nAlan Capellades entra en el tema de los archivos hist\u00f3ricos que, evidentemente, como todo, van transform\u00e1ndose con el nuevo medio digital. Claro, como dice, que pueden (y deben) participar. Ser\u00eda un grave error dejarlos aparte. Existe el papel clave de preparar los documentos para su conservaci\u00f3n permanente, tener en cuenta el records continuum<\/em> y la responsabilidad de facilitar la reutilizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n. Plana en el trasfondo, el miedo a convertirse en museos de papel (que, en parte, insoslayable).\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nCiertamente, los archivos hist\u00f3ricos tienen mucho que decir no s\u00f3lo en la conservaci\u00f3n definitiva de los documentos sino en aportar una visi\u00f3n temporal, de media y larga duraci\u00f3n, que identifica nuestra profesi\u00f3n.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\nPara remachar la compilaci\u00f3n, con el brillo y pasi\u00f3n a que nos tiene acostumbrados, Vicen\u00e7 Ruiz nos ataca el tema de la corrupci\u00f3n: otra prueba de la transversalidad de los archivos. Nos relanza el paradigma del ciudadano como centro y nos certifica como los pa\u00edses con mejor SGD son los de menores \u00edndices de corrupci\u00f3n: Finlandia, Noruega o Nueva Zelanda, entre ellos. Por si no se ha dicho lo suficiente, insiste una vez m\u00e1s en la negatividad de la dependencia de los archivos de cultura, permaneciendo al margen de la gesti\u00f3n.\u00a0
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<\/div>\r\n\r\n\u00bfSer\u00e1 posible penetrar en el coraz\u00f3n de la administraci\u00f3n y la cultura organizativa sin matar al padre hist\u00f3rico y ‘cultural’?
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<\/div>\r\n

Jes\u00fas Alonso L\u00f3pez, <\/strong><\/p>\r\n

Presidente de l\u2019Associaci\u00f3 d\u2019Arxivers i Gestors de Documents Valencians<\/strong><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"La gesti\u00f3n documental en la nueva administraci\u00f3n digital. Especial coordinado por Joan Soler Jim\u00e9nez. 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