{"id":11414,"date":"2021-12-01T20:52:16","date_gmt":"2021-12-01T19:52:16","guid":{"rendered":"https:\/\/arxiversvalencians.org\/?p=11414"},"modified":"2021-12-01T20:52:16","modified_gmt":"2021-12-01T19:52:16","slug":"x-jornadas-crespo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/arxiversvalencians.org\/es\/x-jornadas-crespo\/","title":{"rendered":"X Jornadas AAV. Sonia Crespo Nogales \u201cGesti\u00f3n de documentos digitales en las Entidades Locales\u201d"},"content":{"rendered":"
Sonia Crespo apela a la proactividad de los archiveros en la nueva gesti\u00f3n digital
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En su ponencia \u2018Gesti\u00f3n de Documentos Digitales y Entidades Locales\u2019, Sonia Crespo<\/a><\/strong>, docente y directora del Archivo Municipal de Las Rozas<\/strong> de Madrid ha advertido que \u201cse est\u00e1n saltando estructuras que llevan a riesgos en la gesti\u00f3n documental a la hora de archivar documentos en la era digital\u201d. Se ha referido as\u00ed, durante las X Jornadas de la AAV<\/strong><\/a>, a las cl\u00e1sicas coletillas que se encuentran los archiveros como el \u201ctenemos todo en la nube\u201d o \u201cest\u00e1 todo digitalizado\u201d.

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La experta llama a este problema \u2018El Elefante en la habitaci\u00f3n\u2019 y realiza una disertaci\u00f3n muy interesante sobre c\u00f3mo afecta esta circunstancia a la Estrategia, la Gesti\u00f3n y los Sistemas. Se refiere as\u00ed en lo sucesivo al Real Decreto 203\/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuaci\u00f3n y funcionamiento del sector p\u00fablico por medios electr\u00f3nicos. \u201cEse elefante est\u00e1 en la habitaci\u00f3n de la administraci\u00f3n electr\u00f3nica y es m\u00e1s grande que nunca\u201d asegura.

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La lentitud de la Administraci\u00f3n a la hora de abarcar todos los cambios es algo que juega en contra de los profesionales de la archiv\u00edstica, pero hay que decir que tambi\u00e9n va impl\u00edcita esa lentitud en la propia Administraci\u00f3n porque hay que aplicar la legislaci\u00f3n y casar muchos aspectos que determinan como se evoluciona.

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En el contexto actual electr\u00f3nico es de una concentraci\u00f3n y producci\u00f3n de documentos de un volumen alt\u00edsimo y hay una informaci\u00f3n desestructurada. En esta escalada hacia la que vamos un poco \u201ca lo loco\u201d, tambi\u00e9n hay que tener en cuenta que hay cosas que no son obligatorias y pone Crespo el ejemplo sarc\u00e1stico de cuando se empezaba a firmar digitalmente y en los consistorios todo el mundo quer\u00eda tener su garabato digitalizado, como si eso tuviera alguna validez comparada con el certificado o dniE.

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\u00bfY cu\u00e1l es el papel de los archiveros? plantea Crespo, y responde que afortunadamente es el mismo papel de siempre: reunir la informaci\u00f3n y datos, ser capaces de conservarlos y ser capaces de ponerlos a disposici\u00f3n de la ciudadan\u00eda y las instituciones. \u201cC\u00f3mo se hace cada cosa ha cambiado, pero el fondo es el mismo\u201d.

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\u00bfHubi\u00e9ramos abierto un archivo f\u00edsico a los vecinos? Nunca, sin embargo ahora con la carpeta ciudadana los ayuntamientos est\u00e1n haciendo eso, facilitar al ciudadano informaci\u00f3n sobre su expediente, sus petici\u00f3n, sus registros. Esto es muy importante, un gran avance, pero requiere, por supuesto, un proceso previo de metodolog\u00eda y seriedad para dise\u00f1ar ese sistema de informaci\u00f3n atendiendo a normativa y recursos disponibles.

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En definitiva, consejos en torno a la producci\u00f3n en los nuevos escenarios tecnol\u00f3gicos para los profesionales de los archivos, teniendo en cuenta todo lo que comprenden esos procesos, tales como la trazabilidad, el acceso, la captura, el registro o la clasificaci\u00f3n entre muchos otros.

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Expone todas estas herramientas con el ejemplo de su aplicaci\u00f3n en el Ayuntamiento de Las Rozas desde donde, adem\u00e1s, intentan hacer un proceso de \u2018evangelizaci\u00f3n\u2019 para que todos los equipos asuman esta modernizaci\u00f3n c\u00f3mo propia, desde la transversalidad, desde todos los departamentos implicados.

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En relaci\u00f3n por \u00faltimo con la estrategia, teniendo en cuenta todo este nuevo contexto, propone 4 pasos en los que poner el foco en las administraciones locales: analizar, reflexionar, crear y revisar.

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1) An\u00e1lisis pormenorizado de bases de datos, si se alimenta o no de otras aplicaciones, de la gesti\u00f3n que se hace, c\u00f3mo se identifica en la sede electr\u00f3nica\u2026

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2) Reflexionar. Busquemos soluciones creativas, invirtamos tiempo en dise\u00f1ar c\u00f3mo me gustar\u00eda que fuera esto pensando en mi servicio para el ciudadano, poni\u00e9ndome en el lugar del usuario, algo f\u00e1cil, sencillo y simple en la tramitaci\u00f3n.

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3) Crear. Hay que escribir los procesos que nos funcionan bien, documentar c\u00f3mo lo hicimos y los pasos que dimos y valorar c\u00f3mo nos funcion\u00f3.

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4) Revisar. Hay que intentar ponerse retos y objetivos y ver c\u00f3mo nos ha ido, buscando la excelencia a trav\u00e9s de esa revisi\u00f3n.

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Con esta enumeraci\u00f3n de consejos, Crespo ha dado por finalizada una interesante intervenci\u00f3n que ha despertado la curiosidad de los presentes y alimentado un posterior debate en el marco de las jornadas del sector celebradas en Valencia los d\u00edas 25 y 26 de noviembre de 2021.

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