17 Juliol 2017

Una nova ‘Bíblia’ dels arxius?

La gestión documental en la nueva administración digital. Especial coordinado por Joan Soler Jiménez. El consultor de los ayuntamientos, núm. 7 (2017). 
No és qualsevol cosa que una revista amb la solera que té ‘El Consultor’ dedique un monogràfic a la gestió documental digital (en endavant gd) ni tampoc, per suposat, que siga un arxiver qui el coordine. Ambdós aspectes són ben significatius què els reptes que planteja la nova legislació i els nous temps ‘burocràtics’ s’han d’encarar de forma integrada entre diversos sectors professionals com són els juristes, els tecnòlegs i els arxivers o gestors de documents.
Joan Soler, director de l’Arxiu Històric de Terrassa i també president de l’Associació d’Arxivers i Gestors de documents de Catalunya (AAC) ha sabut concentrar en aquest volum moltes de les aportacions recents que han fet avançar l’administració tot posant en línia les polítiques de govern obert i de transparència amb l’efectiva gestió administrativa que ha d’haver-hi al darrere; perquè si les noves polítiques de transparència esdevenen un pur aparador i un ‘fer com si’ haurem fracassat de totes totes. 
El volum s’estructura en quatre blocs (també reflectits en quatre colorets que ajuden a identificar-los). El primer es dedica als aspectes més generals del govern obert, on la cura dels arxius ve a ser sinònim de major o menor grau de democràcia. Cada govern modula el seu propi grau d’obertura – opacitat. 
Uns primers anàlisis ens diuen que en la majoria d’organitzacions no sol haver-hi una àrea concreta responsable de la transparència i el bon govern, amb la qual cosa, sovint, les coses es limiten a complir amb la llei sense que al darrere hi haja accions conduents a l’eficiència administrativa. A això es suma la dispersió i la manca d’integració entre els enfocaments més purament tecnològics o el més proclius a considerar l’entorn social. El plantejament de Soler és que la gestió documental hauria de servir de pegament a eixos diversos enfocaments, tot tenint en compte que una aplicació simple de la tecnologia (la digitalització, per excel·lència) no resol els problema de la gestió. A més a més, el supremacisme jurídic de la legislació de transparència pot afeblir els mateixos fonaments del seu impuls.
Roger Cots se n’ocupa dels aspectes legals, però la primera observació és que hi ha escassa legislació que se n’ocupe dels sistemes de gestió documental (en endavant sgd). De fet, la gd no és un concepte legal ja que, per exemple, la llei 39/2015 deixa que cada organització s’ho faça a la seua manera. La llei és, així, imperativa, però no facilitadora. D’ací la importància rellevant, evident al llarg de tot el volum, de la llei blana o soft law, ço és, la normativa ISO. En tot cas, és important la lectura que fa Cots en el sentit que la gd no és una matèria externalitzable per part de l’administració sinó executable per un cos especialitzat. Més encara: valora molt positivament l’excel·lència que els gestors documentals han aportat a les organitzacions, heretada de les normes tècniques internacionals. En conseqüència, i no és baldera l’afirmació, el desenvolupament del sgd precisa del reconeixement jurídic dels gestors documentals com a funcionaris públics. 
Un equip format per juristes, tecnòlegs i arxivers valencians ha estat l’encarregat de presentar el model de política de gestió de documents electrònics per a entitats locals (PGD-el) assumit pel ministeri d’hisenda i administracions publiques de l’estat espanyol. Hom tracta d’un model recolzat en la legislació, que mira d’aportar claredat en un panorama tèrbol i que pretén ser útil, sobretot, per a ajuntaments de menys de 10.000 habitants, els quals no solen comptar amb servei d’arxiu. Aporta un model de treball, un quadre de classificació funcional i un esquema de metadades.
Francisco Fernández Cuesta aprofundeix en la gd com a suport de la transparència, ja que la informació pública manca de valor si no es documenta i contextualitza; si no té qualitat i usabilitat per a la presa de decisions i la rendició de comptes.
Ángel del Prado Martínez, així mateix, reivindica la necessària confluència entre les dades obertes i els sgd. Davant la necessitat d’apertura de dades, és la gd la que serveix perquè aqueixes mateixes dades també tinguen qualitat i puguen generar riquesa social. Ha d’haver-hi, per tant, una alineació de la gestió de dades amb els sgd i un reaprofitament de les dades obertes, sobre la qual cosa hi ha directives europees i la Llei 18/2015. Ens parla, així mateix, de dades enllaçades com a un nou estadi evolutiu de la web. O de les famoses big data, força utilitzades als sector sanitari, a l’urbanístic o el turístic. Ens parla, en aquest àmbit, d’iniciatives com Europeana, el portal DARA, del govern d’Aragó, o PARES.
Com hem anunciat, el segon gran bloc és el dedicat a la innovació en gd. Aquesta és, sens dubte, un dels conceptes clau i de moda. Comença Javier Requejo amb unes reflexions adients i interessants sobre el passat, el present i el futur de la normalització descriptiva, qüestió no aliena a la manca de polítiques arxivístiques. Després d’un breu repàs sobre el llarg camí cap a les normes ISAD (g) suggereix uns nous camins que van cap a l’enriquiment de les metadades i cap a una possible segmentació dels interessos descriptius: per un costat cap a la investigació i, per l’altre, cap a la pròpia  organització i per a la societat. També apunta una possible coexistència equilibrada, però més complexa d’implementar. Per acabar, es pregunta si podem transformar a present visió culturalista per solucions més potents en l’àmbit de l’administració digital. 
L’activíssim i lúcid Lluís Esteve Casellas dedica la seua col·laboració a defensar la destrucció reglada de documentació com un element clau de la transparència. Destrucció controlada és sinònim de bon govern en un marc de publicitat activa i registre de les expurgacions. A més, és necessària per evitar el mateix col·lapse de les  organitzacions. La literalitat o el supremacisme jurídic, per contra, pot generar monstres.
Mario Yélamos comenta la innovació en gd a l’àmbit privat, on la responsabilitat social corporativa hauria d’esperonar els avanços en aquest àmbit. Certament, caldrà modificar costums perquè la innovació siga un àmbit de millora dins del nou paradigma de transformació digital. Entre altres coses, la combinació de la informació interna de les empreses amb la disponible en internet permet fer estudis i prospeccions afinades sobre l’empresa i el seu context. 
Una vegada més, Raimon Nualart incideix en que la preservació digital no és objecte de legislació però sí existeixen, de fet, plataformes com Archive i iARXIU que es fonamenten en normatives reconegudes com el model OAIS (Open Archival Information System). Amb tot, planteja els seus dubtes i interrogants al voltant del concepte d’arxiu únic: un dipòsit o repositori únic? Una estratègia unívoca de preservació? Una recentralització de funcions administratives per  l’estat, amb un palès rerefons polític? La seua proposta de definició d’arxiu únic és la de que es tractaria d’un sistema de gestió de documents i d’arxius que permeta la gestió,  custòdia i difusió una vegada finalitzada la tramitació administrativa fins la seua disposició final..
El tercer bloc era el lliurat a l’auditoria i el control de qualitat dels sgd. De bell nou cal acudir a la soft law: sobretot l’ISO 15489, reavaluada l’any 2016. Hom tracta ací de fer evident la necessària adaptació contínua (als canvis legislatius, organitzatius i científics) amb un component  correctiu.
Beatriz Franco ens presenta el model de gd i administració d’arxius de la xarxa de transparència i accés a la informació (RTA), implantada en molts dels països llatinoamericans. Ens parla de la ISO 30300, que certifica els sgd, i del model RTA que pretén connectar arxius, sgd i transparència. Aquest darrer model esdevé gairebé normatiu, malgrat no ser una llei. 
Carla Mienhardt  ens resumeix els continguts i una primera aplicació pràctica del model de maduresa en gd per a la transparència i la publicitat activa, creat l’any 2106 per l’Associació d’Arxivers de Catalunya. És presentat com un ‘selecte’ grup d’indicadors creats per mesurar els sgd com a rerefons d’una transparència ‘a fons’, ja que els indicadors de Transparència Internacional o els de Infoparticipa no avaluen la informació que no és objecte de publicitat activa. 
Per rematar la visió global del volum hi ha un recull d’aportacions més heterogeni però que pretén posar l’accent en la  transversalitat de la gd. Francesc Giménez comença insistint en com la gd ha esdevingut un factor de canvi a molts ajuntaments i analitzant alguns casos d’èxit (no sempre del tot reeixits, valga la paradoxa). També ens dibuixa l’estructura i els ferraments necessaris per reeixir: quadre de classificació; quadre de tipologies documentals; esquema de metadades; taules d’avaluació i accés documental… Entre les conclusions hi ha el fet que la professió requereix un enteniment sense retorn amb els llenguatges tecnològics. No val la comoditat del qui se sent exclòs i víctima. Ben al contrari, hauríem d’aportar llum, intel·ligibilitat i sanejament al puzzle administratiu. 
Alan Capellades entra en el tema dels arxius històrics que, evidentment, com tot, van transformant-se amb el nou mitjà digital. És clar, com diu, que poden (i deuen) participar-hi. Seria un greu error deixar-los a banda. Hi ha el paper clau de preparar el documents per a la seua conservació permanent, tenir en compte el records continuum i la responsabilitat de facilitar la reutilització de la informació. Plana en el rerefons, la por a esdevenir museus de paper (cosa, en part, indefugible). 
Certament, els arxius històrics tenen molt a dir no solament en la conservació definitiva dels documents sinó en aportar una visió temporal, de mitjana i llarga durada, que identifica la nostra professió. 
Per reblar el recull, amb la brillantor i passió a què ens té acostumats, Vicenç Ruiz ens ataca el tema de la corrupció: una altra prova de la transversalitat dels arxius. Ens rellança el paradigma del ciutadà com a centre i ens certifica com els països amb millor sgd són els de menors índexs de corrupció: Finlàndia, Noruega o Nova Zelanda, entre ells. Per si no s’ha dit prou, insisteix una vegada més en la negativitat de la dependència dels arxius de cultura, tot restant al marge de la gestió. 
Serà possible penetrar en el cor de l’administració i la cultura organitzativa sense matar el pare històric i ‘cultural’

Jesús Alonso López,

President de l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians

|
Top