La Guía «Cuadro de Clasificación Municipal y otros instrumentos» de la Diputación de Castellón

La Diputación Provincial de Castelló presenta una nueva publicación destinada a dotar los ayuntamientos de herramientas archivísticas para la gestión de sus documentos: la Guía III-2. Cuadro de Clasificación Municipal y otros instrumentos. Archivo y Gestión Documental Municipal.

La Guía ha sido elaborada por el Servicio de Archivo, Gestión Documental y Publicaciones de la Diputación, como continuación de la Guía III. Archivo y Gestión Documental Municipal, con el objetivo de desarrollar los instrumentos necesarios para una gestión de documentos adecuada y de calidad. La Guía se enmarca dentro del proyecto de la «Colección de Guías por y para la Transparencia”, coordinado por la Oficina de Transparencia e Información Pública, dependiente del Servicio de Administración e Innovación Pública, mediante el cual se conjugan las perspectivas jurídica, tecnológica y archivística, para dar una respuesta transversal y multidisciplinar a los requisitos en materia de transparencia en el ámbito local.

El presente instrumento forma parte también de las actuaciones realizadas dentro del Plan de Archivos Municipales de la Diputación, que tiene como objetivo colaborar en la recuperación y organización de los archivos de los municipios de la provincia de Castelló, especialmente en aquellos menores de 10.000 habitantes que carecen de un responsable técnico de archivo.

La Guía III-2 actualiza y desarrolla los instrumentos para la gestión documental presentados en la anterior Guía, adaptándose a las nuevas necesidades y requisitos de los ayuntamientos, y en particular los derivados de la implantación de la Administración Electrónica y la la gestión de documentos electrónicos.

En primer lugar, la Guía presenta el Cuadro de Clasificación documental municipal, que tiene como finalidad estructurar, sistematizar y categorizar de forma jerárquica y lógica los documentos del Ayuntamiento, siguiendo un criterio funcional.

A continuación, se incorpora un apartado dedicado a la asignación de metadatos de seguridad, acceso y calificación, en el sistema de gestión de documentos electrónicos.

Se completa el presente volumen con una actualización del Catálogo de Tipologías Documentales, adaptada al Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Como Anexo, se realiza un análisis comparativo del Cuadro de Clasificación Documental y sus equivalencias con otros Cuadros de Clasificación utilizados para la organización de archivos en la provincia de Castelló.

La definición de herramientas e instrumentos para la gestión de documentos, especialmente en el ámbito de la administración electrónica, se convierte en una actividad necesaria, y como tal se recoge tanto en la legislación española, como en los estándares internacionales. Mediante este nuevo trabajo, se ponen a disposición una serie de instrumentos archivísticos para su aplicación en los ayuntamientos de la provincia. Se trata de una publicación con un enfoque eminentemente práctico, orientada a constituirse en un documento de referencia al servicio de una gestión documental municipal adecuada y de calidad.

La Guía es gratuita y de descarga libre a través de la página del  Servicio de Archivo, Gestión Documental y Publicaciones y en el Portal de Transparencia de la Diputación de Castellón.

Guía III-2. Cuadro de Clasificación Municipal y otros instrumentos. Archivo y Gestión Documental Municipal.

Servicio de Archivo, Gestión Documental y Publicaciones. Diputación Provincial de Castelló