06 junio 2016

EL RETO DE LOS ARCHIVEROS Y GESTORES DE DOCUMENTOS ANTE LA LEY DE TRANSPARENCIA

Federico Vidal Martínez
Miembro de la junta directiva de la AAV 
transparencia
La de archivero es una de las profesiones más antiguas, la cual nació por la necesidad de constatar los hechos que sucedían en las instituciones o a las personas, y de la misma manera que la sociedad, y las instituciones han evolucionado, el oficio nos ha conducido a ser, además, gestores de los documentos que se generan en dichas instituciones.
Desde la invención de la escritura hasta el presente siglo XXI, los soportes de los documentos han ido cambiando al paso de los avances tecnológicos, comenzando por las primitivas tablillas de barro, hasta los documentos electrónicos, de manera que el acceso a los documentos también lo ha hecho en concordancia a la diversidad que estos presentan. Dicha evolución también ha supuesto un reto para los archiveros de instituciones tanto públicas, como privadas, lo que ha conducido a una especialización en su trabajo que, con todos los avances, consiste básicamente en RECOGER, CUSTODIAR, CONSERVAR, ORGANIZAR, DESCRIBIR Y DIFUNDIR LOS DOCUMENTOS.
El nuevo panorama archivístico, fundamentado y soportado por las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), hace que sea insoslayable que la gestión de los documentos se realice desde su génesis. Por ello conservamos y custodiamos documentos en archivos físicos, compactus, estanterías, legajos, carpetas, etc., y los modernos repositorios multimedia, servidores, nubes o “clouds”, donde se halla la documentación electrónica; asumimos así la responsabilidad de darle el formato conveniente para facilitar y mejorar su conservación, descripción y difusión.
TranspaDenia
La Ley 11/2007, que es la legislación vigente en materia de administración electrónica conlleva el acercamiento al ciudadano y la relación por medios telemáticos, hecho que ha comportado una adaptación a las formas de acceso, de las cuales también nos hacemos cargo en las instituciones a las cuales servimos.
El considerable reto y el intento de mejora en nuestro trabajo han generado una gran cantidad de literatura, congresos y jornadas. Por lo que nos corresponde a los archiveros que formamos parte de l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians (AAV), hemos dedicado varias Jornadas a este tema, siendo las últimas, las VII Jornadas tituladas: “Documentación Digital y Memoria Histórica: ¿Cazando fantasmas?”, celebradas el pasado octubre de 2013. En ellas intervinieron archiveros y gestores de documentos de instituciones públicas y privadas, los cuales desempeñan funciones en archivos tradicionales y digitales. Todos ellos mostraron sus preocupaciones sobre el futuro de nuestra profesión y el futuro de nuestros archivos. Además, las actas de las jornadas que hemos realizado han quedado plasmadas en nuestra publicación “Revista d’Arxius”.
La aprobación de la Ley 19 /2013, de Transparencia y Buen Gobierno, afecta a todo lo que concierne a nuestro trabajo, y especialmente, al acceso a los documentos ya que supone un paso adelante en los derechos de los ciudadanos y es una forma de poner texto a la regulación de dicho acceso; que además se contempla desde el Consejo Internacional de Archivos (ICA), con la aprobación de distintas normas y documentos al respecto que marcan directrices a seguir.
 A los mencionados avances, añadiremos la modificación que se hace de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Aun así, no acaba de precisar los casos en los cuales se podrá acceder a la documentación de carácter personal: solamente se permitirá el acceso tras 25 años de la muerte del titular, o 50, si no se conoce la fecha del fallecimiento.
Asimismo, también se especifica en la Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999. No debemos tampoco desatender a la legislación vigente que afecta a la Comunitat Valenciana, en concreto la Ley 4/1998 del Patrimonio Cultural Valenciano, donde el Título V está dedicado precisamente al patrimonio documental, bibliográfico, audiovisual e informático; ni tampoco la Ley 3/2005 de Archivos de la Generalitat Valenciana que igualmente contempla los términos de acceso y que no varían de lo que venimos mencionando.
Con todo, la Ley 11/2007 de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos toma conciencia de la importancia que tienen las TICs en el siglo XXI y de cómo los ciudadanos deben beneficiarse, o al menos deberían, de sus ventajas para relacionarse con las Administraciones. A esta Ley le sucede la implementación del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, la cual regula la capacidad de los sistemas de información y los procedimientos a los que éstos dan soporte, permitiendo así compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. No obstante este Real Decreto no ha acabado de dar el empuje esperado.
Y ahora, con la Ley 19/2013 nos encontramos nuevamente ante un vacío de concreción. No se termina de aclarar dónde empieza el personaje público y dónde acaba el privado, lo cual afecta a los juzgados que se pueden colapsar con multitud de demandas. Tampoco se especifica el soporte que deben tener los documentos: ¿TIFF, PDF, MS-Word,…? En cambio, sí que se menciona de la creación de un Portal de Transparencia, pero a día de hoy solo muestra el texto de la mencionada Ley y un saludo de la Vicepresidenta del Gobierno de España, lo que parece una falta de previsión y por lo que, sin duda, la carencia de esta herramienta deja en el aire la aplicación de la Ley. En definitiva, no hay acceso ni transparencia si no se asegura una adecuada gestión de los archivos y ello pasa por el personal que se dedica a ello. La dificultad de todo lo que comentamos se agrava con la crisis, que afecta a todos los aspectos de nuestra sociedad, imposibilitando la formación y empleabilidad de profesionales cualificados, que podrían hacerla mejorar considerablemente.
trnaspa Pego Para concluir, la Ley de Transparencia no va a ser fácil sin unos servicios de archivos correctamente gestionados. Es más, si no se argumenta la función de los archivos todo queda en papel mojado.  
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